ARSIP UNIVERSITAS SOSIALIASIKAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DI LINGKUNGAN UPI

Date
28 November 2020 Posted By
manper
Categories
Uncategorized

Bandung, UPI

Arsip Universitas sebagai lembaga kearsipan memilki kewajiban menyusun berbagai istrumen yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis  seperti Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, dan Jadwal Retensi Arsip.

Demikian ungkap Kepala Arsip Universitas UPI Dr. H. Ade Sobandi,  M.Si., M.Pd., saat melakukan Sosialiasi Peraturan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia Nomor 8843/UN40/HK/2017 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di Lingkungan UPI yang bertempat di Auditorium FPEB Kampus UPI Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung, Rabu (20/12/2017).

”Sebagaimana amanat Pasal 40 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan andal, sistematis, utuh, menyeluruh dan sesuai norma, standar, prosedur dan kriteria (NSPK). Ketersediaan arsip digunakan untuk kegiatan operasional manajemen pencipta arsip dan layanan publik. Untuk itu diperlukan adanya sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis,” paparnya.

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip pada dasarnya adalah aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.

Lebih lanjut dijelaskan,”Peraturan Kepala Arsip Nasional No. 17 tahun 2011 menetapkan prinsip dasar Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis, yaitu memperhatikan tingkat keseriusan dampak yang timbul apabila informasi yang terdapat dalam arsip dinamis disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah. Kedua, pengklasifikasian keamanan arsip dinamis harus dituangkan dalam suatu ketetapan pimpinan berupa pernyataan tertulis yang disertai alasan sebagai dasar pertimbangan dalam menentukan tingkat klasifikasi.”

Adapun prinsip dasar dalam penetapan hak akses arsip dinamis adalah pengaksesan arsip dinamis hanya dapat dilakukan oleh pejabat dan staf yang mempunyai kewenangan untuk akses, ujarnya. Kedua pejabat yang lebih tinggi kedudukannya dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat atau staf di bawahnya sesuai dengan hierarki kewenangannya dalam struktur organisasi, dan ketiga pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat di atasnya kecuali sebelumnya telah diberikan izin oleh pejabat yang berwenang.

Sementara itu dalam kesempatan yang sama Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Sistem Informasi Prof. Dr. Aim Abdulkarim, M.Pd., mengatakan,”Sosialisasi ini diselenggarakan sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas UPI dan berdampak pada kuantitas kerja yang efektif dan efisien.”

Tidak mudah untuk bekerja tanpa sistem keamanan, katanya, semua pekerjaan kita pada akhirnya bermuara pada bagaimana kualitas sebuah perguruan tinggi. UPI saat ini mengalami banyak perkembangan, pemeringkatan di level nasional UPI berada di posisi 13. Penilaian berdasarkan kuantitatif dan data base yang ada, terutama kearsipan sangat mendukung akreditasi BAN-PT, dan akreditasi oleh Lembaga lain. (dodiangga)

Sumber: Berita UPI