Standar 2: Prosedur Penjaminan Mutu

Program studi tunduk terhadap kebijakan univesitas dan prosedur-prosedur yang berkaitan dengan penjaminan mutu, termasuk prosedur desain, pengesahan, monitoring, dan revisi program. Penjaminan mutu di UPI terdiri atas: (1) penjaminan mutu internal yang dilaksanakan oleh UPI; dan (2) penjaminan mutu eksternal yang dilaksanakan melalui akreditasi dan/atau penjaminan mutu eksternal bentuk lainnya. Akreditasi merupakan kegiatan penilaian yang dilakukan untuk menentukan kelayakan Program Studi dan Perguruan Tinggi atas dasar kriteria yang mengacu pada standar nasional Pendidikan Tinggi dan secara bertahap mengacu pada standar internasional. UPI menerapkan penjaminan mutu internal sebagai upaya peningkatan mutu secara berkelanjutan. Penjaminan mutu internal diterapkan melalui penetapan standar mutu, pelaksanaan standar mutu, evaluasi capaian mutu, dan peningkatan standar mutu. Penjaminan Mutu di UPI dilaksanakan oleh Satuan Penjaminan Mutu (SPM) yang menjalankan tugas dan fungsi untuk dan atas nama Rektor. Tugas SPM adalah melaksanakan penjaminan mutu internal bidang akademik, administrasi, dan manajemen. Pada tingkat Fakultas Penjaminan Mutu dilaksanakan oleh Satuan Kendali Mutu (SKM). Pada tingkat Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran penjaminan mutu dilaksanakan oleh Gugus Kendali Mutu (GKM). Secara hierarkis unit penjaminan mutu di UPI, tampak pada Gambar berikut.

Program studi menerapkan budaya berorientasi kualitas, yang berfokus pada peningkatan kualitas berkelanjutan, termasuk mekanisme pemberian umpan balik yang melibatkan stakeholder internal dan eksternal. Secara rutin setiap tahun SPM melakukan Audit Mutu Internal (AMI) terhadap seluruh program studi yang ada di UPI, termasuk Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran. Audit dilakukan terhadap borang dengan menggunakan standar dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Semua temuan audit dalam tinjauan manajemen, menjadi dasar perbaikan dan peningkatan kualitas pengelolaan program studi.

Selain itu, untuk melengkapi status akreditasi yang telah diperoleh, pihak universitas dan fakultas juga melengkapi penjaminan mutu dengan melakukan audit ISO 9001: 2015 yang rutin dilakukan setiap tahun.

Strategi, kebijakan dan prosedur yang diacu memiliki status yang formal/sah dan tersedia bagi setiap pihak yang berkepentingan, termasuk mahasiswa dan stakeholder lainnya. Mahasiswa dilibatkan dalam penjaminan mutu program studi antara lain melalui kegiatan pengisian evaluasi PBM dengan mengisi kuesioner Penilaian Mahasiswa terhadap Kinerja Dosen dalam Mengajar. Kuesioner ini diisi oleh mahasiswa setiap akhir semester. Seluruh mahasiswa wajib mengisi kuesioner ini sebagai prasyarat untuk dapat melihat nilai mata kuliah yang dikontrak pada semester berjalan. Pengisian kuesioner dilakukan secara daring melalui laman: http://sino2.upi.edu/evaluasi-pbm/kuisioner.php. Secara eksternal penjaminan mutu melibatkan stakeholder yang relevan antara lain: (1) ASPAPI (Asosiasi Sarjana dan Praktisi Administrasi Perkantoran Indonesia); (2) MGMP Administrasi Perkantoran Kabupaten/Kota; (3) Pengguna Lulusan; (4) Sekolah Mitra; (5) Praktisi bidang Administrasi Perkantoran, Sistem Manajemen Mutu, dan (6) Manajemen Kearsipan; dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Penjaminan mutu dilakukan antara lain melalui kegiatan penyusunan visi dan misi program studi serta Penyusunan Profil Lulusan dan Capaian Pembelajaran (Learning outcome). Data untuk penjaminan mutu dikumpulkan dari para stakeholder dan sumber yang relevan dan dianalisa untuk digunakan bagi terciptanya manajemen yang efektif dan peningkatan kualitas program yang berkelanjutan. Tracer Study adalah kegiatan penelusuran alumni khususnya dalam hal pencarian kerja, situasi kerja, dan pemanfaatan pemerolehan kompetensi selama kuliah di universitas. Tracer study bermanfaat untuk berbagai pihak, yakni perguruan tinggi dan terutama untuk alumni guna memberikan informasi penting mengenai hubungan antara dunia pendidikan tinggi dengan dunia kerja. Tracer study ini dapat menyajikan informasi mendalam dan rinci mengenai relevansi antara dunia kerja dengan lulusan perguruan tinggi khususnya UPI. Bagi UPI informasi mengenai kompetensi yang relevan bagi dunia kerja dapat membantu upaya perbaikan kurikulum dan sistem pembelajaran. Di sisi lain, dunia industri dan dunia kerja dapat “mereferensi” ke dalam institusi pendidikan tinggi melalui tracer study ini, dan dengan demikian dapat menyiapkan diri dengan menyediakan pelatihan-pelatihan yang lebih relevan bagi sarjana pencari kerja baru. Pelaksanaan studi pelacakan alumni pada tingkat universitas dilakukan¬† secara online. Ketentuan pelaksanaan pelacakan dijelaskan pada website resmi perguruan tinggi sebagaimana dijelaskan di atas. Demikian pula pada program studi pelacakan alumni juga dilakukan secara online pada website resmi program studi. Universitas melakukan tracer studi dengan mempergunakan¬† instrumen yang dibuat universitas dan didaring secara online melalui website: http://alumni.upi.edu/tracer/projects/ts/. Informasi persyaratan kerja dikumpulkan dari pengguna lulusan melalui FGD. Informasi tersebut dianalisa dan hasilnya dituangkan dalam profil lulusan. Lulusan Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran dapat mengisi lapangan pekerjaan sebaga pengajar dan praktisi bidang manajemen perkantoran. Informasi mengenai mutu tersedia dalam sistem informasi yang dikembangkan oleh UPI. Informasi mengenai kemajuan belajar mahasiswa dapat dilihat melalui SINO, SIDIMAS, dan SINDO. Informasi mengenai tingkat keterserapan lulusan oleh dunia kerja dapat dilihat melalui sistem tracer study. Informasi mengenai tingkat efektivitas kinerja mengajar dosen dapat dilihat melalui sistem evaluasi PBM, SPOT, dan Sistem BKD. Informasi mengenai data demografis profil mahasiswa tersedia dalam SIDIMAS. Informasi sumber daya pembelajaran tersedia pada Silabus Online, Direktory File, dan Digital Repository. SKS/beban belajar dalam modul atau deskripsi mata kuliah secara regular dinilai dan diestimasi mengikuti kebijakan universitas. Hasil dari kegiatan tersebut antara lain perbaikan silabus, bahan ajar, sampai kepada perbaikan mata kuliah. Mahasiswa yang gagal dalam menempuh studi, lebih banyak disebabkan oleh mahasiswa. Penyebabnya adalah mahasiswa mengundurkan diri.